Gli estratti non presentavano alcun ordinamento significativo: contributi del medesimo autore erano riposti in differenti faldoni, così come non è emersa alcuna aggregazione di natura tematica. La presenza di segnature archivistiche, apposte da Castelnuovo stesso su una parte degli esemplari e costituite dalla sola iniziale dell'autore, ha suggerito di adottare un criterio di ordinamento alfabetico per autore, riunendo i contributi di ciascuno e organizzandoli cronologicamente secondo l'anno di pubblicazione. Gli estratti sono stati descritti in schede impostate, come le segnature, per lettera, lasciando in coda un piccolo nucleo di estratti non riconducibili a uno specifico autore, ma raccolti sulla base del contenuto e della provenienza istituzione. Di ogni contributo sono riportati il titolo e la pubblicazione di provenienza, corredati dai relativi dati bibliografici; pur identificandole con una nota, anche le fotocopie sono state descritte con le stesse modalità adottate.
In presenza di opuscoli che comprendono più contributi di autori diversi, come sezioni di periodici o porzioni di miscellanee, ciascuno è stato segnalato autonomamente tra quelli del rispettivo autore, elencando in nota gli altri contenuti del medesimo fascicolo. Dei contributi redatti da più autori si è duplicata la descrizione, dandone visibilità nelle schede di ognuno.

Particolare attenzione è stata dedicata alla registrazione di tutte le tracce che testimoniano l'uso di questi materiali: dediche degli autori, appunti e sottolineature di Castelnuovo, segnature archivistiche, note relative a procedure concorsuali, carte di accompagnamento, come lettere o biglietti da visita. Le dediche sono state trascritte integralmente (per segnalare parole non comprensibili è stato usato: [...]); le lettere sono state ricondotte nel carteggio sulla base del mittente, fornendone un regesto. Questa impostazione, oltre a rispecchiare una modalità spesso adottata dallo stesso Castelnuovo che non sempre conservava le lettere con i relativi estratti, dà piena evidenza al rapporto epistolare intercorso tra l'autore e il donatario. Del vincolo che legava questi materiali è stata comunque mantenuta traccia mediante un legame biunivoco tra le schede in cui sono descritti.