Le istanze conservate non rappresentano la totalità di quelle presentate e originariamente archiviate per anno accademico, come risulta da segnatura apposta con matita di colore blu. Del resto le istruzioni rettorali per la tenuta degli archivi datate 19 aprile 1858, prevedevano per "i ricorsi degli studenti con le carte richieste per ottenere l'ammessione ad esami in via ordinaria" un tempo di conservazione pari alla durata del corso di studio presso il segretario della Facoltà e un ulteriore quinquennio presso "l'archivio comune... trascorso il quale si manderanno alla pesta.". (vedi scheda corrispondente in XIV.A 6 fasc. 610). In un successivo e non meglio identificabile momento di riordino, le carte sopravvissute relative all'ammissione ai corsi delle Facoltà di Teologia e Lettere e prodotte negli anni dal 1860 al 1864, furono riunite in un'unica serie alfabetica e corredate ciascuna, in matita, dalla lettera iniziale del cognome del candidato. Il presente riordino ripristina l'ordine originario per anno accademico secondo quanto stabilito dall'art. 223 del regolamento generale: "avranno luogo nei giorni in cui sono aperte le iscrizioni ai corsi tanto del primo, quanto del secondo semestre, e nell'ultimo mese dell'anno scolastico.".